B. Ensayo

Planes para la Gestión de Proyectos

Para iniciar con todo lo que compete con la gestión de Proyectos, se debe hacer previamente una definición global de lo que tiene que ver con ella, empezando por su definición, la cual podríamos argumentar diciendo que trata de la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos de manera eficiente y efectiva. Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir mejor en su mercado, adicionalmente se encarga de organizar y administrar los recursos de tal forma que un determinado proyecto sea terminando por completo dentro de las restricciones del alcance, tiempo y costo planteado desde su inicio y según la naturaleza única de determinado  proyecto en contraste con los procesos u operaciones de determinada organización, teniendo en cuenta que el administrar un proyecto requiere de habilidades y competencias específicas por esto la necesidad de la disciplina de Gerencia de proyectos y para ello implica ejecutar una serie de actividades que requieren de recursos tales como: tiempo, dinero, recurso humano, materiales y servicios públicos, entre otros  para lograr los objetivos predefinidos.

Dando respuesta a las preguntas surgidas en cuanto a la gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y plan de gestión de la integración se procede a hacer la respectiva definición para un mejor entendimiento.

Plan de Gestión del Tiempo: Se puede decir que es el pilar en todo proyecto ya que a través de él se definen los plazos previstos, lo más recomendable es llevarlo a cabo pasando por 7 etapas (gestión del cronograma, Definir actividades, concatenar actividades, estimar los recursos, estimar la duración, desarrollar el cronograma, control del cronograma) una vez culminados estos 7 procesos se logra la optimización en la gestión del tiempo en un proyecto y es la forma en la que se pueden aumentar las posibilidades de éxito del  mismo.

El plan de Gestión de Costos: Consiste en asegurar que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos económicos impuestos en el presupuesto del proyecto asignados al desarrollo del proyecto y se basa en desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma, considerar las posibles causas de variación incluyendo los riesgos, en este caso las estimaciones de costos generalmente se expresan unidades monetarias para facilitar la comparación entre costos ya sea dentro del mismo proyecto o con los demás que se estén gestionando en ese momento.

Las herramientas y Técnicas que se utilizan en la Gestión de Costos son:

Ø  Estimación por Analogía, Determinación de tarifas de costos de recursos, estimación ascendente, paramétrica técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables, software de gestión de proyectos, análisis de propuestas para licitaciones, de reserva, costo de la calidad.

La gestión de alcance: Su propósito garantizar el desarrollo de las actividades que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos del proyecto definiendo que se incluye y que no en el proyecto y los principales procesos que cumple son:

Ø  Recopilar requisitos: Se identifican a partir de las necesidades

Ø  Definir el alcance: Consiste en identificar todo el trabajo que se realizara en el proyecto para alcanzar sus objetivos.

Ø  Crear EDT – paquetes de trabajo: organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobado y vigente.

Ø  Verificar el alcance: Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado por parte del cliente.

Ø  Controlar el alcance: Es el proceso por el que se monitorea el estado el estado del alcance del proyecto y del producto y se gestionan cambios a las base del alcance.

El plan de gestión de la Integración del Proyectos: Es el conjunto integrado de procesos, herramientas, técnicas, metodologías y recursos (sistemas de información) para administrar en forma completa un proyecto e incluye:

- Desarrollar el acta constitución del proyecto

- Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

- Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

- Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

-  Realizar el control integrado de cambios

- Cerrar proyecto o fase

De esta manera nos permitirá obtener resultados eficaces, eficientes y efectivos de alta calidad y mejoramiento continuo.

Es necesario también, para poder ahondar más en el tema, tener en cuenta las metodologías tradicionales y principalmente utilizadas para la Gerencia de Proyectos, por nombrar algunas:

El Diagrama de Gantt y la gestión de proyectos: Se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que componen un proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada su duración, momento de inicio y plazo de entrega previsto. En este eje también se marcan las distintas fases que forman el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos que suponen un hito reseñable para los participantes en el mismo. Presenta también ciertas dificultades  las cuales derivan del establecimiento de prioridades y de la detección de dependencias entre actividades, también aporta una visión clara y real de la situación pero requiere e actualización continua para garantizar su validez, pero es de tener en cuenta que su aplicación no es recomendable para proyectos sujetos a muchos cambios, porque no les resultaría de utilidad; ni para los que se basan en un planteamiento demasiado sencillo, ya que incorporar esta metodología complicaría innecesariamente la gestión.

Pert/ CPM, aliados en la gestión de proyectos: Consiste en Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus dependencias y su duración para aplicar una función probabilística que ayude a calcular el tiempo total de ejecución en base a una perspectiva optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten determinar el tiempo estimado para cada actividad. Con los datos obtenidos se puede diseñar una malla compuesta por nodos que permite determinar la ruta crítica y su desviación estándar, así como la varianza para cada actividad. Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combine actividades que se ejecutan en secuencia y en paralelo.

CPM: Los principales aspectos a tener en cuenta para el uso de esta metodología son que si se conocen las actividades que componen el proyecto, sus prioridades y sus dependencias pueden asociarse a un plazo determinado. De esta forma, es posible establecer los recursos necesarios en cada caso y distribuir las cargas de trabajo. Con estos datos se puede visualizar la ruta crítica, que se calculará en función de las actividades sucesivas cuya holgura sea igual a cero, también es importante tener en cuenta que en su aplicación ha de tenerse en cuenta que puede existir más de una ruta crítica y que es fundamental la actualización.

Es importante llevar a cabo todas y cada una de las recomendaciones descritas en este ensayo, ya que son de vital importancia si realmente queremos hacer que nuestro proyecto, sea cual sea, pueda llegar a tener el éxito que dé él se espera, además, cabe resaltar que independientemente que se cuente con los recursos económicos suficientes, es importante tener claro que entre mejores bases tengamos, mejores van a ser los resultados que se obtengan, por eso es fundamental asesorarse correctamente desde antes del inicio para poder empezar el proyecto con pie derecho y con fundamentos.